O Livro Caixa é onde todos os recebimentos e pagamentos em dinheiro são registrados, sendo lançados de forma cronológica (dia, mês e ano). Ele é um livro auxiliar de registro contábil, pois é destinado ao uso do controle dos lançamentos exclusivos de entrada e saída, da conta Caixa da empresa.

Quando a empresa começa, é preciso que ela possua um controle financeiro das suas despesas e dos seus lucros. No livro, é feito um controle pessoal da empresa, uma vez que pode no futuro auxiliar na declaração do Imposto de Renda.

Na maior parte dos casos, o Livro Caixa é adotado pela tesouraria da empresa ou pelo departamento responsável de executar os recebimentos de receitas e pagamentos de despesas ou de qualquer outra entidade com ou sem fins lucrativos.

Anotações no Livro Caixa

As anotações precisam ser metódicas, diárias e detalhadas. Não se deve anotar rendimentos futuros (notas que ainda não compensaram e cheque pré-datados, por exemplo). Todos os comprovantes de pagamentos e notas fiscais precisam ser guardados porque são eles que ajudam a preencher o Livro Caixa. . Entre os gastos podem ser de:

a) Aluguel;

b) Energia elétrica;

c) Água;

d) Material de expediente (escritório) e de limpeza;

e) Telefone;

f) Reparos;

g) Conservação do local.

Estrutura do Livro Caixa

É preciso conter no Livro Caixa:

• Data do registro: é preciso identificar as datas para um controle melhor do fluxo de caixa da empresa. Dessa maneira, também, é possível separar em planilhas diárias diferentes se o fluxo diário for muito intenso;
• Breve histórico: como é um espaço reservado para que sejam identificados os motivos da transação. Por exemplo: “Pagamento ao fornecedor A” ou “Recebimento do cliente B”;
• Entradas e saídas (débito e crédito, respectivamente, lembrando que não se usa os dois em um mesmo registro): Nas entradas, os fluxos identificam os recebimentos que a empresa possui no período, seja em dinheiro ou a débito em conta. Assim, nas saídas, os fluxos permitem identificar os valores que são pagos por parte da empresa no período indicado, seja em dinheiro ou a crédito em conta;
• Saldo atual da conta Caixa (saldo anterior mais débito ou menos crédito da conta em questão): é necessário saber qual é o saldo que indica a diferença entre as entradas e as saídas. O resultado é quanto a empresa tem em caixa no momento.

Saldo no Livro Caixa e Simples Nacional

O saldo do período anterior precisa ser considerado no primeiro registro. O valor pode ser do dia, mês ou ano-anterior, conforme é utilizado pela empresa e a quantidade de fluxo que o negócio possa apresentar.

As empresas que optam pelo Simples Nacional são obrigadas por lei a declarar os valores do fluxo de caixa. Assim, é importante que os fluxos de entrada e saída estejam bem organizados.

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